9、负责年级的公务接待和年级对外的联络工作，处理接待年级的来信、来访。
办公室的具体分工：
办公室主任：
1、负责年级教室的借用，周二和周五是教室的审核日子，所以借用教室在周一和周四统一安排，及时收集各部门，班级借用教室情况，以保证教室的成功借用，每次借用教室都做好借用教室的借用记录，然后在月末汇总统一汇报给辅导员；
2、负责年级党团活动室的管理，党团活动室可以用来召开临时会议，可以借用其他部门班级召开临时会议。部门部长、主任、班级班长向我借用党团活动室，首先我把钥匙借给他们，然后安排好借用时间段（如：3：00到5：00），安排好归还时间和安排借用部门使用完党团活动室的清洁工作。
3、负责会议教室的借用，会议的点名工作。辅导员在会议前预定教室，然后办公室有责把会议教室安排好，并汇报给辅导员，会议点名时要庄重，不轻浮，在事前把年级人员的姓名了解清楚，以避免点名期间姓名读取不清；
4、负责辅导员指令与各部门信息公告的编辑，在收到辅导员指令与各部门信息时及时编辑公告，然后交给副主任继续完成任务；
5、了解各部门的运行状况，开展调查研究，记录工作状况，并汇报给辅导员，为辅导员决策提供参考和依据，要求各部门在月末统一汇报工作状况，利用短信形式接受情况，并随身携带笔记本，记录各部门工作的优缺点，然后统一整理，整理完毕后统一汇总发给辅导员；
6、起草、审核各类材料，做到严谨，仔细；
7、根据辅导员对整体工作部署，对年级各部门工作进行综合协调。认识各部门主任、部长，并做好联系方式的准备，以短信形式通知各部门主任、部长，做好信息的及时发放，通知到位；
8、负责年级档案的管理，并做好保密工作，利用学长的电脑管理年级的档案，并做好保密工作，并做好档案的及时更新；
9、负责年级的公务接待和年级对外的联络工作，接待和联络工作要有标准的待客礼仪，由于在暑假卖过电脑，待客礼仪优良，能很好的服务他人，热情的态度接待他人。
办公室副主任：
1、负责年级党团活动室的管理，负责监督借用党团活动室的使用状况，并及时回收党团活动室的钥匙，监督党团活动室使用后的清洁状况；
2、负责会议设备的准备，在会议开始前就把设备准备妥当，如：把电脑开启完毕，多媒体话筒的安装情况，负责会议期间的服务、会议的记录、然后统一整理统一汇报给辅导员，会后安排同学处理教室的清理工作，负责教室的归还工作；
3、负责办公室主任公告编辑后的打印工作，通知的制作工作，并负责张贴通知，能及时地把通知贴在09级公告栏，并负责09级公告栏的清理工作，协助办公室主任通知的发放工作，材料的分发工作等；
4、了解各部门的运行状况，开展调查研究，记录工作状况，并汇报给辅导员，为辅导员决策提供参考和依据，随身携带笔记本，记录各部门工作的优缺点，然后统一整理，整理完毕后统一汇总发给办公室主任，协助办公室主任做好汇总工作，统一汇报给辅导员。
5、印发各类材料，并及时发放到各部门部长，主任手中，跟学校打印店打好商业关系，以节省学校开支，各类开支状况都要做好记录，开支时要向店家索要发票，然后统一向上级做好报销工作；
6、处理接待年级的来信、来访，学习待客礼仪，有礼貌地对待外来来宾，并做好来访来客记录，然后协同办公室主任统一安排，并把情况汇报给辅导员。
